Rozszerzona wersja systemu do obsługi uproszczonej księgowości, wzbogacona o dodatkowe rozwiązania.
Rachmistrz nexo PRO to program do obsługi uproszczonej księgowości, przeznaczony dla firm rozliczających się w formie księgi przychodów i rozchodów lub ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Sprawdza się zarówno wśród przedsiębiorców samodzielnie dokumentujących swoją działalność, jak i w biurach rachunkowych.
Rachmistrz nexo PRO jest rozszerzoną wersją Rachmistrza nexo, zapewniającą dużo większą elastyczność. Oprócz pełnej funkcjonalności standardowego systemu pozwala m.in. tworzyć własne raporty i wydruki, na własny sposób opisywać zdarzenia gospodarcze (np. dodatkowymi transakcjami VAT), dokonywać analizy zapisów według różnorodnych cech z wykorzystaniem tzw. pól własnych, czy też rozliczać rozrachunki ratalnie lub ewidencjonować je według własnych typów. Możliwa jest także realizacja indywidualnych rozwiązań poprzez tzw. punkty rozszerzeń i Sferę dla Rachmistrza nexo.
Rachmistrz nexo PRO jest częścią InsERT nexo PRO – zintegrowanego pakietu, w którego skład wchodzą również: system obsługi sprzedaży i gospodarki magazynowej Subiekt nexo PRO, system finansowo-księgowy Rewizor nexo PRO, system kadrowo-płacowy Gratyfikant nexo PRO oraz system zarządzania relacjami z klientami Gestor nexo PRO.
Podstawowe możliwości Rachmistrza nexo PRO:
- prowadzenie księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji podatku zryczałtowanego (płynne przejście między różnymi formami księgowości);
- ewidencja i rozliczanie ewidencji VAT: zakupów, sprzedaży (w tym sprzedaż marża), rozliczenia metodą kasową, korekty VAT nieterminowych płatności z możliwością tworzenia zapisów na podstawie JPK_V7 i wcześniejszych plików JPK_VAT;
- ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (naliczanie i dekretacja amortyzacji z uwzględnieniem kosztów przypadających na miejsca użytkowania, wydruk tabeli i planów amortyzacji), a także ewidencji wyposażenia i remanentów;
- podstawowa obsługa wynagrodzeń: ewidencja osobowa, umów cywilnoprawnych oraz umów o pracę;
- zaawansowany system rozliczeń właścicielskich: od składek ZUS wspólnika, poprzez ewidencję przychodów z innych źródeł, do odliczeń i obniżek podatku związanych z różnymi ulgami, w tym darowizny związanej z walką z COVID-19;
- ewidencja i rozliczanie pojazdów prywatnych wykorzystywanych do działalności gospodarczej oraz pojazdów firmowych z możliwością częściowego bądź pełnego odliczenia VAT;
- obsługa dowodów wewnętrznych - dokumentów własnych podmiotu dotyczących operacji zachodzących wewnątrz firmy;
- obsługa operacji kasowych gotówkowych i bezgotówkowych (płatność kartą płatniczą, bony), raporty kasowe;
- obsługa operacji związanych z rachunkami bankowymi, polecenia przelewu standardowe, ZUS, podatkowe z wykorzystaniem bankowości elektronicznej (offline i online);
- ewidencja i rozliczanie rozrachunków, naliczanie różnic kursowych, integracja z zapisami księgowymi KPiR bądź EP oraz z zapisami VAT;
- wystawianie i wydruk deklaracji skarbowych rozliczających podatek dochodowy wspólników i pracowników oraz podatek VAT;
- wystawianie deklaracji ZUS (RCA, RZA, DRA) oraz możliwość eksportu do programu Płatnik;
- automatyczna dekretacja do KPiR lub EP oraz rejestrów VAT za pomocą definiowalnych schematów;
- integracja z systemami sprzedaży Subiekt nexo i Subiekt 123;
- możliwość pracy jednostanowiskowej bądź sieciowej;
- szerokie wsparcie w generowaniu pliku JPK_V7 i jego obowiązkowej wysyłki do Ministerstwa Finansów;
- generowanie ksiąg oraz dowodów księgowych do plików JPK i dostarczanie ich na potrzeby kontroli skarbowej za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych;
- wsparcie dla procedury centralnego rozliczania VAT, gdzie ewidencja prowadzona jest w jednostce podrzędnej, a rozliczenia dokonane są w jednostce centralnej (np. jednostki samorządu terytorialnego, którym podlegają szkoły, zakłady użyteczności publicznej itp.);
- badanie statusu kontrahentów na podstawie danych GUS, portali Ministerstwa Finansów dotyczących NIP i VAT, Białej listy podatników, bazy aktywnych podatników VIES oraz rejestru kaucji gwarancyjnych;
- komunikacja z klientami i pracownikami za pomocą wbudowanego klienta poczty i SMS.
Dodatkowe rozwiązania dostępne w wersji PRO:
- Sfera dla Rachmistrza nexo – możliwość tworzenia własnych rozwiązań (szczegółowy opis i dokumentacja techniczna w nexo SDK - pobierz);
- definiowalne transakcje VAT;
- definiowanie własnych typów amortyzacji;
- sesje kasowe – narzędzie do weryfikacji pracy kasjera (w momencie zamykania sesji pogram sam wylicza, czy stan środków pieniężnych jest zgodny z operacjami zarejestrowanymi w systemie);
- definiowalne rodzaje rozrachunków;
- możliwość podzielenia rozrachunku na raty (rozrachunek może być podzielony na wiele kwot cząstkowych z określeniem terminu płatności dla każdej z nich);
- ewidencja sesji rozliczeniowych tworzonych automatycznie podczas dokonywania rozliczeń;
- rozliczenia wielowalutowe (możliwość zaewidencjonowania np. faktury w euro rozliczanej częściowo w złotówkach, częściowo w dolarach lub w innej walucie);
- kompensaty wielowalutowe;
- rozbudowane schematy dekretacji, których wykonanie można warunkować od dowolnej cechy dokumentu źródłowego;
- ewidencjonowanie zapisów w KPiR i EP uwzględniające korekty uzyskania przychodów wynikających z odliczeń przypadających w całości na wspólnika;
- pola i słowniki własne do opisywania obiektów w programie umożliwiające dokonanie analizy wg własnych kryteriów i do wykorzystania w warunkowych schematach dekretacji;
- definiowanie własnych raportów i wydruków z możliwością ich eksportu do innych programów InsERT nexo;
- punkty rozszerzeń – możliwość rozszerzenia logiki biznesowej o własne algorytmy (np. wyliczenie wartości konkretnego pola na deklaracji);
- pełny ślad rewizyjny – możliwość analizowania działań użytkowników w systemie przez uprawnione osoby.
Pogrubioną czcionką została oznaczona funkcjonalność dostępna wyłącznie w wersji PRO.
KPiR i EP
- Obsługa księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji podatku zryczałtowanego.
- Elastyczne zarządzanie okresami obrachunkowymi różnych form księgowości: płynne przejście z okresu rozliczeń pełnej księgowości na KPiR bądź EP z zachowaniem wszystkich danych historycznych wprowadzonych w Rewizorze nexo.
- Możliwość przeniesienia ustawień z poprzedniego okresu obrachunkowego.
- Intuicyjne ewidencjonowanie zapisów w KPiR i EP uwzględniające aspekty np. rozpoczęcia pracy z programem (bilans otwarcia dla KPiR bądź EP), ewidencjonowanie wartości remanentów, korekt uzyskania przychodów wynikających z niezapłacenia nabyć towarów.
- Ewidencjonowanie doliczeń i odliczeń w KPiR i EP przypadających w całości na wspólnika.
- Możliwość dokonania opisu księgowego od strony dokumentu źródłowego (opis ten może decydować m.in. o sposobie importowania dokumentu).
Dekretacja
- Zaawansowany moduł gromadzący obrazy księgowe dokumentów (Dekretacja dokumentów), z poziomu którego dokonać można własnego opisu księgowego do wykorzystania w automatycznej dekretacji wg schematów.
- Znakowanie etapów pracy nad dekretowanym dokumentem – statusy księgowe: nowy, opisany, zaksięgowany. Monitowanie zmiany dokumentu księgowego po dokonanej dekretacji. Określanie blokady dokumentu źródłowego w zależności od wartości statusu księgowego.
- Przesyłanie obrazów księgowych dokumentów Subiekta nexo do modułu Dekretacji dokumentów różnymi kanałami komunikacji: pracy lokalnej (na jednej bazie danych), online (praca zdalna wykorzystująca mechanizmy chmury w Internecie) oraz dostarczanie dokumentów za pomocą plików.
- Przesyłanie obrazów księgowych dokumentów Subiekta 123 do modułu Dekretacji dokumentów różnymi kanałami komunikacji: online (praca zdalna wykorzystująca mechanizmy chmury w Internecie) oraz dostarczanie dokumentów za pomocą plików.
- Możliwość pobierania dokumentów z Gratyfikanta GT.
Schematy dekretacji
- Rozbudowane schematy dekretacji – wartość każdego pola zapisu księgowego tworzonego za pomocą importu można uwarunkować od dowolnej cechy zawartej w dokumencie źródłowym oraz od opisu księgowego (np. w Rachmistrzu nexo w ten sam sposób można zadecydować, do której kolumny bądź stawki ryczałtu trafi dana wartość).
- Możliwość zdefiniowania dowolnej liczby schematów dla danego typu dokumentu i jego cechy (np. kategorii księgowej) poprzez określenie kolejności ich wykonania ręcznie (podobne warunkowanie zastosowano przy imporcie do ewidencji VAT).
Ewidencje VAT sprzedaży i zakupu
- Ewidencja i rozliczanie podatku VAT: ewidencjonowanie dokumentów złożonych operacji gospodarczych (np. zakupy zaopatrzeniowe i kosztowe, różne rodzaje odliczenia), obsługa transakcji VAT krajowych, wewnątrzwspólnotowych i pozaunijnych.
- Rozliczanie VAT marża, korekt VAT, nieterminowych płatności (ulga za złe długi), VAT naliczanego po zapłacie (z wykorzystaniem rozliczeń rozrachunków).
- Automatyczne wyliczanie deklaracji VAT-8/9M i VAT-UE i ich korekt (miesięcznie lub kwartalnie).
- Automatyczne generowanie ewidencji VAT w postaci elektronicznej i ich wysyłka na bramkę Ministerstwa Finansów.
- Definiowanie własnych transakcji VAT i sposobu ich rozliczenia w plikach JPK_V7 i deklaracjach i VAT-UE.
- Wsparcie podatników niekorzystających z rozliczenia VAT – komunikowanie momentu przekroczenia progu sprzedaży zwolnionej.
- Zapisy VAT można zróżnicować pod kątem zawartości dokumentu, czyli określić różny skutek VAT dla pozycji (tzw. zapis złożony).
- Obsługa preproporcji VAT, czyli zakupów na cele działalności gospodarczej oraz na cele mieszane.
- Tworzenie zapisów na podstawie plików wewnętrznych JPK_V7 wraz z wcześniejszymi plikami JPK_VAT.
- Wsparcie dla jednostek rozliczających VAT w sposób scentralizowany: scalanie plików JPK_V7, deklaracje VAT bez zaokrągleń, oznaczone wydruki rejestrów VAT.
- Tworzenie wielu wzorców zapisów VAT, tzw. szablonów VAT.
- Noty korygujące do zapisów VAT zakupu.
- Faktury wewnętrzne podatku należnego i naliczonego.
Środki trwałe
- Ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz operacji związanych z nimi.
- Możliwość ewidencjonowania operacji według amortyzacji podatkowej i bilansowej z uwzględnieniem wartości stanowiącej koszty uzyskania przychodu i wartości przypadającej na miejsca użytkowania środków trwałych
- Możliwość zdefiniowania własnych typów amortyzacji.
Umowy i płace
- Podstawowa obsługa kadr i płac – umowy o pracę oraz cywilnoprawne wraz z obsługą naliczeń ZUS.
- Eksport danych do programu Płatnik w wersji nie niższej niż 9.01.001.
Ewidencje pomocnicze
- Ewidencje pomocnicze: wyposażenia, remanentów dla wszystkich form księgowości.
- Ewidencja pojazdów prywatnych należących do pracowników, wspólników, osób współpracujących wykorzystywanych do działalności gospodarczej oraz pojazdów firmowych wraz z obsługą ich eksploatacji. Obsługa naliczeń kosztów związanych z pojazdami z odliczeniem VAT pełnym bądź częściowym.
- Obsługa dowodów wewnętrznych i faktur wewnętrznych - dokumentów własnych podmiotu dotyczących operacji zachodzących wewnątrz firmy bądź wystawianych zastępczo za dowody obce wraz z automatyczną dekretacją do ksiąg rachunkowych.
- Możliwość zewidencjonowania ryczałtu na użytkowanie pojazdu pracownika do celów służbowych.
- Zaawansowany system rozliczeń właścicielskich wspierających rozliczenie podatku od przychodów ewidencjonowanych: od składek ZUS wspólnika (także z innych źródeł, przez ewidencję przychodów z etatu lub innych form działalności gospodarczej oraz straty z lat ubiegłych, do odliczeń, doliczeń i obniżek związanych z ulgami na dzieci oraz innymi ulgami związanymi z podatkiem, a także darowizny przekazanej na rzecz walki z COVID-19.
- Wsparcie rozliczeń właścicielskich dla formy KPiR: odliczenia związane ze startą z lat ubiegłych i innymi rozliczanymi na zasadach ogólnych, doliczenia związane z przychodami z etatu bądź innych form działalności.
- Naliczanie zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych w ujęciu miesięcznym bądź kwartalnym. Uwzględnienie naliczeń rozliczeń właścicielskich w rozliczeniu zaliczek na podatek dochodowy wspólników.
- Możliwość ewidencjonowania osób współpracujących wraz z wyliczaniem składek oraz deklaracji ZUS, a także wspólnego rozliczania wspólnika ze współmałżonkiem.
- Generowanie na potrzeby kontroli skarbowej elektronicznej postaci ksiąg: KPiR, wyciągów bankowych, ewidencji VAT oraz EP.
- Pełny ślad rewizyjny – możliwość analizowania działań użytkowników w systemie przez uprawnione osoby.
- Tworzenie naklejek dla kartotek: instytucji, klientów, pracowników, środków trwałych, wyposażenia i wspólników.
Kasa
- Operacje kasowe z odłożonym skutkiem (niewykonane).
- Kompleksowa obsługa kasy z rejestrowaniem operacji gotówkowych i bezgotówkowych (płatności kartą płatniczą, bony).
- Możliwość zdefiniowania wielu stanowisk kasowych w obrębie jednej kasy (przydatne m.in. podczas korzystania z sesji kasowych, które są związane ze stanowiskiem oraz raportów kasowych, które dotyczą kasy).
- Możliwość przypisania form płatności do stanowiska kasowego.
- Sesje kasowe umożliwiające kontrolę kasjera (w momencie zamykania sesji pogram sam wylicza, czy stan środków pieniężnych jest zgodny z operacjami zarejestrowanymi w systemie).
- Raport kasowy to zbiorczy dokument, który może być przekazany bezpośrednio do księgowości (może być odzwierciedleniem jednej lub wielu sesji kasowych).
- Możliwość rejestrowania środków w drodze i kończenia rozpoczętego transferu.
Bank
- Spójna obsługa operacji na rachunku bankowym bez względu na sposób prowadzenia rachunku (ewidencjonowanie ręczne, bankowość elektroniczna).
- Bankowość elektroniczna offline i online.
- Polecenie przelewu/wpłaty gotówkowej standardowe, podatkowe, ZUS-owe.
- Możliwość rejestrowania środków w drodze, kończenie rozpoczętego transferu.
Rozliczenia
- Rozliczenia waluta obca – PLN.
- Różnice kursowe od rozliczeń rozrachunków i środków pieniężnych na rachunkach bankowych.
- Rozliczenia obca waluta - obca waluta wraz z możliwością rejestrowania takich płatności już podczas wystawiania dokumentu (np. możliwe zewidencjonowanie faktury w euro rozliczanej częściowo w złotówkach, częściowo w USD lub w innej walucie).
- Kompensaty wielowalutowe.
Rozrachunki
- Podział płatności na rodzaje - dla każdego z nich można określić, jaki typ rozrachunku będzie tworzony dla płatności (np. KP rodzaju spłata tworzy spłatę należności, a rodzaju zaliczka tworzy zobowiązanie).
- Możliwość podzielenia rozrachunku na raty (rozrachunek może być podzielony na wiele kwot cząstkowych z określeniem terminu płatności dla każdej z nich).
- Otwarty model rodzajów rozrachunków.
- Ewidencja sesji rozliczeniowych, czyli zbioru rozliczeń tworzona automatycznie podczas dokonywania rozliczeń.
- Udostępnienie finansów. Integracja z KPiR oraz VAT.
- Schematy postępowań windykacyjnych.
- Wysyłanie indywidualnych lub masowych wiadomości SMS informujących o postępowaniu windykacyjnym.
Konfiguracja
- Pola własne wielu dokumentów księgowych i kartotek – możliwość budowania w oparciu o nie kartotek księgowych i możliwość wykorzystania ich w schematach importu.
- Możliwość wykorzystania predefiniowanych słowników użytkownika i wykorzystanie ich elementów do opisu księgowego pozycji dokumentów do dekretacji.
- Dostosowywanie programu do własnych potrzeb księgowych poprzez wyłączenie obsługi pewnych funkcjonalności i dostępu do opcji. Predefiniowany szablon ustawień wyłączający m.in. obsługę rozrachunków i finansów.
- Możliwość określenia, w jakiej bazie danych ma być sprawdzany kontrahent: GUS, VIES, CEiDG, portalu Ministerstwa Finansów.
- Dostosowanie wewnętrznego klienta poczty e-mali do korespondencji z klientami.
Porównanie programów z linii Rachmistrz
Poniższe tabele przedstawiają porównanie funkcjonalności różnych wersji programu Rachmistrz - Rachmistrz GT, Rachmistrz nexo oraz Rachmistrz nexo PRO.
W zestawieniach zastosowano następujące oznaczenia:
- "-" - funkcja nie jest realizowana przez program;
- "+" - funkcja jest realizowana przez program;
- "+/-" - funkcja jest realizowana, ale tylko częściowo;
- "*" - funkcja jest realizowana w dodatkach z serii PLUS dla InsERT GT).
Funkcja |
GT |
nexo |
nexo PRO |
---|---|---|---|
Dostosowanie profilu Rachmistrza do indywidualnych potrzeb firmy |
- |
+ |
+ |
Sfera dla Rachmistrza |
- |
- |
+ |
Zaawansowane pola własne | * |
- |
+ |
Raporty własne i wydruki własne |
+/- |
- |
+ |
Biblioteka dokumentów |
* |
+/- |
+ |
Flagi własne |
* |
+/- |
+ |
Łatwe wyszukiwanie poleceń i danych zapisanych w programie |
- |
+ |
+ |
Szybkie dodawanie dowolnych dokumentów za pomocą dwuliterowych symboli (mnemoników) |
- |
+ |
+ |
Praca kilku programów w jednym oknie aplikacji (multiprogram) |
- |
+ |
+ |
Płynna zmiana form księgowości (np. z pełnej księgowości na uproszczoną) |
- |
+ |
+ |
Obsługa finansów (m.in. prowadzenie kasy, obsługa rachunku bankowego, bankowość online) | - |
+ |
+ |
Obsługa rozrachunków (m.in. rozliczenia wielowalutowe) | - |
+ |
+ |
Ewidencjonowanie zapisów w KPiR i VAT w dowolnej walucie |
- |
+ |
+ |
Ewidencjonowanie w KPiR i EP odliczeń/doliczeń w całości przypadających na wspólnika |
- |
- |
+ |
Obsługa złożonych dokumentów VAT (np. zakupy zaopatrzeniowe i kosztowe) |
+/- |
+ |
+ |
Definiowalne transakcje VAT | - |
- |
+ |
Rozliczenia właścicieli (w nexo historiowanie udziałów wspólników, dodatkowe odliczenia i doliczenia, uwzględnienie osób współpracujących, rozliczanie wspólnie z małżonkiem) | +/- |
+ |
+ |
Obsługa kosztów eksploatacji pojazdów wykorzystywanych do działalności wraz z deklaracją VAT-26 (wyłącznie nexo) | +/- |
+ |
+ |
Obsługa podmiotów zwolnionych z VAT wraz z deklaracjami VAT-8 i VAT-9M | - |
+ |
+ |
Dokument miesięcznego rozliczenia eksploatacji pojazdów | - |
+ |
+ |
Dekretacja dokumentów (specjalny serwis gromadzący obrazy księgowe dokumentów z możliwością wyłączenia wybranych typów dokumentów) | - |
+ |
+ |
Wykorzystanie cech dokumentu do warunkowego wykonania schematów dekretacji | +/- |
+ |
+ |
Warunkowe określenie wartości zapisu księgowego w schematach dekretacji | - |
- |
+ |
Wykorzystanie pól własnych w schematach dekretacji dokumentów | - |
- |
+ |
Wymiana dokumentów online z Subiektem nexo pracującym na osobnej bazie danych |
- |
+ |
+ |
Wiele typów amortyzacji (w GT tylko amortyzacja podatkowa, w nexo amortyzacja podatkowa i bilansowa, w nexo PRO własne typy amortyzacji) |
- |
+/- |
+ |
Podział amortyzacji na KUP i NKUP (stanowiące koszty uzyskania przychodu i niestanowiące kosztów uzyskania przychodu) | - |
+ |
+ |
Historiowanie miejsca użytkowania środka trwałego i wartości amortyzacji z nim związanej |
- |
+ |
+ |
Kompensaty |
- |
+ |
+ |
Kompensaty wielowalutowe |
- |
- |
+ |
Wysyłka zbiorcza deklaracji skarbowych na Uniwersalną Bramkę Dokumentów |
- |
+ |
+ |
Noty korygujące |
+ |
- |
- |
Pobieranie danych kontrahentów z zewnętrznych baz danych (GUS, VIES, CEIDG) |
+/- |
+ | + |
Wysyłanie indywidualnych lub masowych wiadomości SMS |
+ |
+ | + |
Naklejki |
+ |
- |
- |